– راه كارهايي براي حمايت از ارتباطات بالا به پایین و برعکس سازماني :

– راه كارهايي براي حمايت از ارتباطات بالا به پایین و برعکس سازماني :

اریک دیجست و نولاکورتنر [1] در سال 1998 در پژوهشی تحت عنوان  ارتباطات سازمانی راه کارهایی را برای حمایت از ارتباطات بالا به پایین و پایین به بالا به شرح زیر بیان می کنند (یحیایی ایله ای ، 1390) :

 

 

2-1-12-1- در ارتباطات بالا به پايين:

1- مطمئن شويد هر يك از پرسنل يك كپي از طرح استراتژيك سازمان را دريافت مي‌كند كه شامل ماموريتهاي سازماني، ديدها، اهداف استراتژيك [2] و روش هاي رسيدن به اهداف است.

2- مطمئن شويد كه هر يك از پرسنل يك كتاب راهنما دريافت مي‌كند كه محتوي همه روش كارهاي بروز[3] شده پرسنل است.

3- يك مجموعه اصلي از پروسه ها [4] براي اين كه چطور كارهاي روتين [5] هدايت مي‌شوند، تهيه كنيد و آنها را در منوال [6] اجرايي استاندارد قرار دهيد.

4- مطمئن شويد كه هر يك از پرسنل يك كپي از شرح وظايف خود و چارت سازماني دارند.

5- ملاقاتهاي مديريتي را به طور منظم داشته باشيد ( حداقل هر دو هفته يكبار)، حتي اگر چيزي براي گزارش و پي‌گيري نداشته باشيد. اگر ملاقاتها را براي زماني بگذاريد كه معتقديد شما چيزي براي گزارش داريد، در آن صورت ارتباطات يك طرفه مي‌شود و سازمان ضرر مي‌بيند.

6- ملاقاتهاي همه كاركنان با هم را هر ماه برگزار كنيد تا مشخص شود كه سازمان چه مي‌كند. نگرانيها چيست و اخبار كلي درباره روند كار مشخص شود.

7- راهبران و مديران بايد ملاقات رو‌در‌رو با كاركنان را حداقل يكبار در هفته داشته باشند،حتي اگرتعداد كاركنان سازمان زياد باشد، مديريت بايد گهگاهي كاركنان را از نزديك ببيند.

8- ملاقاتهاي منظم براي مناسبتهاي دستيابي به اهداف داشته باشيد. اين كمك مي‌كند كه كاركنان دريابند كه چه چيزي مهم است و به آنها حس جهت دار بودن و اجرايي بودن مي‌دهد.

9- مطمئن شويد كه همه كاركنان مجلات كارايي سالانه را دريافت مي‌كنند كه محتوي اهداف آنها براي يك سال ديگر، بروز رساني كار آنها، اهداف، نياز به پيشرفت و برنامه ها براي كمك به كاركنان جهت ارتقا مي‌باشد ( ایله ای ،2011) .

 

2-1-12-2- در ارتباطات پايين به بالا :                                                                                    

1- مطمئن شويد كه همه كاركنان گزارشات وضعيتي را به طور منظم به سرپرست خود ارائه

مي‌دهند. اين گزارشات بايد شامل كاري كه در هفته گذشته انجام داده اند، كاري كه در هفته آينده انجام خواهند داد و هر نظر خاصي كه دارند باشد.

2- مطمئن شويد كه همه سرپرستان حداقل ماهي يكبار با تك تك افراد پرسنل خود ملاقات دارند

تا ببينند كه كارها چطور پيش مي رود، نگراني هاي آنها را بشنوند و …  حتي اگراين ارتباط يك

گفت‌وگوي كوتاه باشد، يك ارتباط مهم را بين سرپرستان و كاركنان ترويج مي‌دهد.

3- ميزگرد برگزار كنيد تا بازخوردهاي [7] اين ملاقاتها را ببينيد.

4- روي بازخوردها كار كنيد. از كاركنان مشكلات را بپرسيد، بنويسيد و به آنها پاسخ دهيد حتي اگر پاسخ اين باشد كه شما هيچ كاري نمي توانيد انجام دهيد  .

2-1-13- ضرورت برقراري ارتباط در مديريت :

هنري مينتز برگ [8] در سال 2004 عامل ارتباطات را به عنوان يكي از مهم ترين عوامل در ايفاي نقش مديران بيان مي‌كند که با استقرار كانال ارتباطي صحيح بين مدير و كاركنان پنج هدف زير تحقق مي‌يابد(یحیایی ایله ای ، 1390) :

1-  رهنمودهاي مشخصي براي انجام موفقيت آميز وظايف به كاركنان ارائه مي شود.

2-  كاركنان از عمليات و رويه هاي [9] سازمان مطلع مي شوند.

3-  به كاركنان آموزش داده مي شود كه چرا شغل آنها در مجموعه سازمان از اهميت ويژه اي برخوردار است.

4- كاركنان در مورد عملكرد و اينكه كارشان را چگونه انجام دهند و چگونه پيشرفت حاصل كنند بازخود لازم را به دست مي‌آورند.

5-  اطلاعات لازم به منظور وقوف بر هدفهاي سازماني در اختيار كاركنان قرار مي‌گيرد.

6- از آنچه گذشت چنين استنباط مي شود كه تمامي وظايفي كه مدير انجام مي‌دهد به ارتباطات موثر بستگي دارد

[1] Eric Digest , Aiex, Nola Kortner

[2] Strategic

[3] Update

[4] Processes

[5] Routine

[6] Manuals

[7] Feedback

[8] Mintzberg, Henry

[9] Procedures